Devenue obligatoire dans les grandes entreprises avec la loi Sapin 2, la fonction de Compliance Officer, apparue il y a 10 ans, joue un rôle majeur dans le domaine de la mise en conformité. Le groupe METRO, précurseur en matière de gestion de la compliance, a construit dès 2010 un système performant. Anne-Julie Mombelli, Directrice de la Gestion des risques & Compliance chez METRO France décrypte pour nous les bonnes pratiques internes à adopter pour mettre en place le code de bonne conduite.
Quel est votre parcours chez METRO, et comment êtes-vous devenue directrice de la Compliance ?
Anne-Julie Mombelli : J’ai rejoins METRO – spécialiste de la distribution aux professionnels indépendants des métiers de bouche et de la revente alimentaire – en 2004 après plusieurs expériences en grande distribution. D’abord auditeur interne, j’ai évolué au sein du service audit jusqu’à en prendre la responsabilité.
En 2010, le Groupe METRO s’est positionné comme précurseur en construisant un système de Compliance applicable dans l’ensemble de ses filiales dans le monde. Très élaboré, il est fortement inspiré des obligations anglo-saxonnes. Ce système repose sur plusieurs piliers comme l’organisation, les objectifs communs, les sujets et directives transverses, les formations et la communication, l’évaluation et le suivi des risques…
En 2013, je suis devenue Directrice de la Compliance. J’ai accepté le challenge de faire vivre cette mission déjà existante depuis plusieurs années dans chaque enseigne et chaque pays de notre groupe.
Quand les prémices de la Loi Sapin 2 ont été annoncées, j’ai donc rapproché ce qui était en place dans mon entreprise et des futures obligations légales en France.
La fonction de Chief compliance officer devient aujourd’hui stratégique dans le développement des entreprises. Quels sont pour vous les grands défis d’un CCO à relever ?
Pour un responsable de Compliance en France, le défi me paraît être double : identifier et réduire les risques (de corruption par exemple) et favoriser la transparence. C’est pourquoi, les deux sujets sont intimement liés : la remontée des alertes nous permet d’identifier nos risques et limiter leur incidence. L’image de l’entreprise et sa performance ne s’en portent que mieux !
Avant même la création de la loi Sapin 2, METRO a initié en 2015 un code de bonne conduite, pourquoi cette démarche ?
La Compliance s’est structurée progressivement chez METRO : le code de bonne conduite a constitué sa base. J’ai l’habitude de dire qu’il est un des fondements de notre culture de Compliance.
Pour la première fois un document transverse, imprégné de notre ADN et des valeurs du Groupe, était diffusé à l’ensemble des collaborateurs (plus de 250 000 employés).
Comment avez-vous procédé pour bâtir votre code de bonne conduite ?
L’idée de ce document est d’affirmer nos valeurs et nos principes de comportement lorsque nous sommes engagés en affaires :
- Faire savoir à nos collaborateurs ce que nous attendons d’eux
- fixer les lignes à ne pas franchir
- se positionner par rapport à nos partenaires commerciaux : clients, fournisseurs, prestataires…
Aussi, ce code a-t-il été remis à chacun, en interne,et communiqué à nos partenaires commerciaux.
Pourquoi avez-vous choisi la vidéo dessinée Toolearn pour porter votre message ?
Ce code de bonne conduite est un “essentiel” remis dès l’arrivée d’un nouvel employé. C’est une clé pour comprendre quelles sont les attentes de l’entreprise en matière de comportement. En situation de business « comment dois-je me comporter en tant que collaborateur METRO vis-à-vis d’un tiers ? »
Auparavant notre code de bonne conduite était déjà coloré, court, et remis sous forme de brochure triptyque. Pour renforcer son impact et m’assurer qu’il serait compris, j’ai associé des interlocuteurs RH qui m’ont fait part de leurs contraintes sur sites lors des formations :
- peu de temps pour présenter le document
- nécessité de simplifier certains contenus.
Nous avons 100 points de vente et 8 500 collaborateurs en France. La vidéo m’est apparue comme un outil extrêmement pédagogique. Elle permet de former à partir d’un même message tous les employés.
Son court format de 3 minutes et sa facilité de diffusion m’ont séduit : il peut être diffusé :
- à l’intégration d’un nouveau collaborateur
- en boucle dans des lieux de passage et salles de réunion
- lors des formations régulières de compliance
Nous pouvons reprendre le contenu de notre code de bonne conduite et ajouter des exemples, bien plus parlants pour les collaborateurs qu’un document figé. Mon expérience d’auditeur interne m’a permis d’illustrer nos principes par des situations historiques ou existantes et à risques.
L’humour transmis dans le format vidéo : La présence d’un petit ange et d’un petit démon illustre ce qui est favorable et ce qu’il ne faut pas reproduire. Cela sensibilise particulièrement les équipes.
Vos conseils pour maintenir un dispositif de conformité performant
Le défi de la Compliance est la communication. Il est essentiel de donner du sens pour porter les mesures prises par l’entreprise et qu’elles fassent écho en chacun. Si les équipes sont mal informées, si les supports ne sont pas adaptés alors les collaborateurs ne se sentiront pas concernés. Il ne s’agit pas simplement de mettre en place un dispositif conforme aux lois. En matière de compliance, il faut dire, faire savoir, mais aussi convaincre…
Vous souhaitez mettre en place un code de bonne conduite efficace, adopté par tous les collaborateurs ? La vidéo dessinée est le support idéal . Elle sensibilise aux bonnes pratiques et véhicule votre marque employeur. Contactez-nous, nous concevons votre solution sur-mesure.
